依頼者等の本人確認等に関する規程

茨城司法書士会の依頼者等の本人確認等に関する規程の全文をご紹介致します。

（前文）
　この規程は、茨城司法書士会会則第９２条の２に定める依頼者及びその代理人等の本人であることの確認等並びに記録の作成、保存等について必要な事項を定め、もって司法書士法上の職責並びに会則上の規定に基づく本人確認等の適正な実施を図る。

（本人確認等の対象）
第１条　本人確認及び意思確認すべき対象者は、以下のとおりとする。
(1)　本人確認の対象者は、依頼者及びその代理人等とする。
(2)　意思確認の対象者は、依頼者又はその代理人等であって依頼内容に係る事務について代表権若しくは代理権を有する者その他これに準ずる者とする。ただし、当該対象者が代理人等（法定代理人又は法人の代表者を除く。）である場合において、当該代理人等の言動、受領した書類等の内容から、依頼者（法定代理人又は法人の代表者を含む。）の意思を疑うに足りる事情があるときは、依頼者の意思を確認しなければならない。

（本人確認の方法）
第２条　依頼者等の本人確認は、次の方法による。
(1)　自然人である依頼者等の本人確認は、依頼者等と面談し、第５条に定める本人確認資料の提示を受ける方法により行う。
(2)　自然人である依頼者等と面談をする方法によらない合理的理由がある場合は、前号にかかわらず､第５条に定める本人確認資料の原本又は写しを取得し、当該確認資料に記載された住所又は居所に宛て、当該依頼者及び代理人等に対し、転送不要扱いの書留又は簡易書留郵便等により文書送付を行い確認する方法により行う。
(3)　法人である依頼者の本人確認は、登記事項証明書又は法人の代表者の印鑑証明書を取得する方法により行う。
(4)　依頼された事務の内容が、特定業務（犯罪による収益の移転防止に関する法律第４条第１項に規定する特定業務であって、司法書士に係るものをいう。以下同じ。）以外のものである場合には、依頼者等の本人確認は、前各号にかかわらず、司法書士の職責に照らし適切と認められる方法によることができるものとする。
２　既に本人確認記録のある依頼者等については、当該本人確認記録に記録されている依頼者等と同一人であることを確認する。

（意思確認の方法）
第３条　意思確認は、次の方法による。
(1)　事務の依頼を受けるにあたり、自然人たる依頼者又はその代理人等に対し面談をする方法によって意思確認を行う。
(2)　前号にかかわらず、依頼者等と面談をする方法によらない合理的な理由がある場合には、電話その他これに準ずる方法であって、司法書士の職責に照らし適切と認められるものによって行う。
(3)　法人の意思確認の対象者が、当該法人を代表する権限を有しない代理人等である場合は、当該法人の代表権限を有する者が作成した依頼の内容及び意思を証する書面（委任状等）を入手しなければならない。
(4)　依頼された事務の内容が、特定業務以外のものである場合には、意思確認は、前各号にかかわらず、司法書士の職責に照らし適切と認められる方法によることができるものとする。

（本人確認等の記録）
第４条　会員は、本人であることの確認及び依頼された事務の内容に関する記録には、次の事項を記載しなければならない。
(1）　本人であることの確認に関する記録（本人確認記録）
　ア　依頼者等が自然人の場合は氏名、住所又は居所及び生年月日
　イ　依頼者が法人の場合は名称及び住所
　ウ　確認を行った日及び場所
　エ　確認の方法
　オ　本人確認資料の名称及びその特定事項
　カ　代理人等の場合は、依頼者との関係
(2)　依頼された事務の内容に関する記録
　ア　意思確認の相手方の氏名
　イ　依頼を受けた事務の内容
　ウ　確認を行った日及び場所
　エ　確認の方法
　オ　手続等の代理・代行を行った日及び手続等が終了した日
（3）　本人確認及び意思確認を行った者並びに記録を作成した者の氏名
２　依頼された事務が特定業務に該当する場合は、以下のとおり記載事項を付加しなければならない。
（1）　本人確認記録については、次の事項を付加する。
　ア　本人確認資料の提示を受けた日時、その他の入手の場合はその日付
　イ　依頼者等への文書送付をした場合に、その方法及び日付
　ウ　日本に住居を有しない外国人については、国籍及び旅券番号
(2)　財産移転を伴う場合は、依頼された事務の内容に関する記録について、その財産の価額並びに移転先又は移転元の氏名若しくは名称及び住所を付加する。
３　第１項（1）号の記録の記載事項のうち、本人確認資料の写しを添付した場合は、確認資料で確認できる事項については記載を省略することができる。
４　第２条第２項の確認を行った場合には、第１項(1)号にかかわらず、同号の記録には第２条第２項の確認を行った日及び場所並びに保存している本人確認記録を検索するための事項を記載しなければならない。ただし、依頼者等と面識がある場合その他の依頼者等が本人確認記録に記録されている依頼者等と同一であることが明らかな場合は、その旨及び保存している本人確認記録を検索するための事項のみを記載すれば足りる。
５　第２条第２項の確認を行った場合において、依頼者等の氏名若しくは名称又は住所が既存の本人確認記録と異なるときは、その同一性を証する資料による確認を行い、その資料の写しを添付する。
６　第４項の新たな本人確認記録は、既存の本人確認記録とともに、新たに依頼された事務の内容に関する記録の事務終了日から１０年間保存しなければならない。
７　本人確認の記録については、検索を可能としなければならない。

（本人確認資料）
第５条　本人確認資料（氏名、住所又は居所、生年月日の記載あるもの）は、次の各号のいずれかとする。ただし、官公庁が発行する証明書で有効期限のあるものについては確認時において有効なもの、有効期限のないものについては発行のときから３ヶ月以内のものとする。
(1)　官公庁の発行する次の公的証明書
　ア　運転免許証
　イ　住民基本台帳カード(顔写真付)
　ウ　旅券
　エ　その他顔写真付きで氏名、住所、生年月日の記載のある書類等
(2)　前号以外の官公庁の発行する公的証明書で、健康保険、介護保険等の被保険者証、国民年金手帳など依頼者及び代理人等の本人しか所持していない公的証明書
(3)　依頼者が作成した委任状に押印した印鑑にかかる印鑑登録証明書

（受託拒否）
第６条　依頼者又はその代理人等が、本人確認及び意思確認に協力しない場合は、それを正当理由として事件受託を拒否することができる。

（記録の適正管理）
第７条　第４条の本人確認等の記録の保存については、司法書士法における守秘義務並びに個人情報保護法等の規定に十分に配慮し、適正に管理しなければならない。

（規程の改廃）
第８条　この規程の改廃は、理事会の決議による。

附則（施行期日）
１　この規程は、平成２０年３月１日から施行する。